2019年9月11日21:00在杏花书院召开了新学期三长团队见面会，杏花书院辅导员郭琦老师参加了会议，与“三长”团队的成员们一起对新学期“三长”工作进行了整体的探讨、规划，大家畅所欲言，发表对于“三长”团队建设的意见和看法。
会议开始，郭琦老师部署了迎新期间三长团队的主要工作内容，随后请各位“三长”团队的成员依次发言，对上学期的工作进行总结，提出在工作中遇到的问题以及对上学期的工作进行的自我完善。
杏花书院B栋楼长王杰就自己在杏花工作的经历，做出了工作总结，从工作的方式、工作的态度以及如何与各个宿舍进行沟通等方面向大家进行了阐述，并对上一学期工作的不足进行了反思，希望在今后的工作中可以更好的建设书院“家文化”。各个层长、舍长也总结了自己上任以来的一些工作经验，各舍长在上学期郭琦老师的谈话中总结到了经验，将宿舍关系调节好，搞好小团体团结，缓和了宿舍舍友间的关系，促进宿舍和谐发展。
郭琦老师也对大家提出的问题进行具体解答同时明确三长的职责，为大家提供了新的工作思路。针对“三长”所发表的意见，郭琦老师进行了详细的解答和梳理，并针对这些问题和意见给出了具体的解决方案。“三长”见面会更好的为学生宿舍解决了矛盾，为更好建设书院“家文化”打下良好的基础，让书院家文化深入学生心中。
在会上，郭琦老师还提到了成长档案的重要性并强调各位“三长”负责人要积极调动学生的积极性，认真记录每一学期自己的成长与蜕变，郭琦老师提出，作为“三长”负责人，要把每一份工作做到位，端正自己的工作态度，明确自己在书院社区中的地位，要坚信我能行而不是我尽力。
在会议中大家踊跃探讨如何促进书院的社区文化，提出“三长”不仅仅是书院活动的传达者，更是杏花书院与各位家人的连接者，作为“三长”团队的成员，应该做到关心每一位书院家人，让每一位同学找到自己在杏花书院的归属感。
随后，三长团队代表还对书院的活动提出了建议，希望举办更加贴近社区文化的活动，能够以宿舍为团队参加书院的活动，增强各宿舍舍友之间的凝聚力，让同学们通过团队活动的方式去加深对舍友的了解，增进感情。
在书院，每一位三长团队的负责人都是完善书院社区文化不可或缺的力量，因为有了三长的存在，让每一位书院家人都能及时、有效的表达自己的需求，才能让书院老师与学生会成员更好的服务于书院家人们。
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