7月25日下午，为完善太阳村中的接待系统，为外来的爱心人士提供更好的服务，山东理工大学“太阳花”赴北京太阳村社会实践团全体人员特与太阳村接待处负责人李红军在接待室举行交流会，商讨接待事宜。
会议伊始，李红军谈到接待主要包括以下多个方面:介绍太阳村的概况；太阳村的帮扶对象；太阳村的帮助对象；太阳村的帮助方式等。针对太阳村的概况及帮扶对象，李红军作以下解释:太阳村，一个非政府的慈善组织。二十多年来太阳村以无偿代养服刑人员未成年子女为己任 , 对其开展特殊教育、心理辅导、权益保护及职业培训服务等。通过多种方式锻炼孩子们的勇气让他们不与社会脱轨，尽快融入社会。
接下来，团队成员指出接待是需要技巧的。接待的人员包括企业及公司领导人，甚至是政府官员，因此掌握礼仪知识，注重道德修养是接待人员必备的素质。俗话说“细节决定成败”，尤其要注重细节。因此在接待过程中，要始终做到热情周到严谨，尊重并尽可能满足客人的合理要求。此外，李红军还介绍太阳村的村花—“太阳花”的寓意:太阳花的生命力极其顽强，就如同太阳村二十多年来经历的无数风雨，也如同太阳村的孩子们顽强生活，健康快乐地在成长。
最后，团队成员就太阳村的宣传推广等问题与李红军展开探讨。无论是线上宣传还是线下宣传，要想真正的达到一个品牌宣传以及口碑的树立，需要自身的实力相当，同时还需要做到新颖吸引人。
接待交流会在团队成员与太阳村接待处负责人李红军的融洽交流中顺利结束。会议结束后，由实践团针对太阳村接待事宜起草一份文件，往后接待事宜将全部按照此份文件内容实施。
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