为了保证活动的有序和高效开展，由社会实践负责人任贺雷同志组织召开了活动前的出征大会，来安排相关事宜，实现资源利用最大化，人员使用合理化，人尽其责，物尽其用。
会议安排在于烟台大学综合楼207，任贺雷同志做出席代表发言：科技助老，是能够帮助全社会老人的良方妙药，经过调查了解，发现这些老人都各自拥有自己的智能手机，但是他们大都只会使用手机接电话和打电话，并不会使用其中的软件。鉴于物电志协参与活动的人数过多，为了更好地下达任务，现将参会人数分成两个队伍，选出三个小队队长，来配合工作的完成。
本会议还决定，此次科技助老服务活动主要通过知识竞答、问卷调查、骑行宣传、视频直播宣讲等形式，在校园与社区内进行科技助老相关知识宣传，促使在校大学生了解到科技助老的必要性，有效地帮助家中老人。针对大部分老人不会使用软件的问题，实践团队为他们准备了针对性辅导计划教会老人们使用购物软件在网上买菜以及生活用品，团队成员还教会了他们如何使用微信的发送语音、视频聊天和线上支付等功能，同时为他们下载了抖音等社交类软件来提供娱乐项目。
会议还展示了，活动开展需要的物品和材料，首先向学校开具介绍信，提高可信力，避免麻烦。准备证明身份的绶带和横幅，还有宣传单页，和一些小礼品，来奖励那些愿意帮忙填写调查问卷的路人，同时，一些矿泉水，药品，胶带也是必不可少的，充分考虑到成员的生命健康安全，协会劝说每位成员，响应学校政策，在支付宝上购买为期八天的短期意外保险。
任贺雷同志最后还说到：“科技助老是有益于整个社会发展的一次活动，能够真真切切地帮助到老人，是我们本次活动的主旨所在。”
此次大会圆满谢幕，不仅让每位成员了解到后期的活动安排，更明确了此次活动的意义何在。让我们期待后续活动的开展吧。
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