快乐传递·梦圆夏日”夏令营活动是由中国计量大学冬日团队与浙江工商大学的志愿者们共同策划完成的，从5月19日的第一次会议到7月18日夏令营正式开始，两校团队以及杭州市关爱孤儿基金会筹备策划了两个月。这两个月期间，两校团队合作完成了对夏令营期间的各个活动的策划，一个个活动方案在志愿者的脑海里构思再推翻再构思，各种可能出现的情况经过多次预想。当方案初步定下后，再与浙江工商大学的志愿者和基金会工作人员一起继续讨论。从五月到七月上旬，所有活动方案全部落实，提前与参与夏令营的孩子进行沟通交流，统计需要的物资等前期任务，基金会采购了所需物资，为夏令营的顺利进行奠定了坚实的基础。
前期准备工作告一段落。第一批志愿者到达夏令营稍事休息后，马不停蹄地开始物资整理工作。大大小小的快递盒堆满了一整个房间，提前到达的志愿者负责将每个活动的物资进行整理归类。到晚上空闲时分，志愿者还进行了营地电视台“温心TV“专属片头的拍摄。一切准备就绪，只等第二天孩子们的到来。
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