在新档案法实施背景下，档案价值日益凸显。为深入研究档案信息利用现状，通过档案用户行为，了解当前档案用户利用档案的实际需求，认识当前档案部门提供服务的不足和存在的局限性，并在此基础上挖掘“潜在用户”，改善档案利用现状，提高档案利用效益。苏州城市学院“档案用户行为”问题调研团队于7月30日在山西省太原市开展了有关档案用户信息利用现状的实践调查活动，对各有关职业人员进行了简单采访。
档案用户不仅是档案利用工作开展的主体，也是档案学研究领域重要的重要组成部分。把握档案用户行为成为研究和改善档案档案利用现状的重要途径。当前我国在档案提供利用方式、档案利用宣传和档案对外开放范围上取得了前所未有的成效，但从细节上看仍存在不足，尤其是地方档案部门，这些都是阻碍档案事业发展的原因。从档案用户利用档案的行为情况，可以分析出目前哪类档案是被社会所需求的，哪类档案利用情况较差，哪类档案提供利用方面无法满足社会需求。以及档案用户更偏重于哪类群体，有哪些档案群体可以被重新挖掘…这是目前需要思考和解决的问题，团队围绕这些问题展开了实地调查。
为深入调查研究当前档案用户行为，团队主要实践地点选择为省会城市，具有典型性和代表性，并以线下调研为主、线上调研为辅的两种方式互助展开调查，并对各职业人群展开广泛调查。调查初始，团队采取随机调查方式进行调查，在随机调查途中发现，大部人对于档案的定义较为模糊或者只有一般了解，尤其所在地为农村且较年长的人，当问到相关问题时表示对于档案基本不了解，并表示从未听说或使用过档案。调查后期，团队抽取了在校大学生进行访谈，作为正在接受高等教育的群体，对于档案这一概念了解也很少，除有关图书情报与档案管理专业的学生之外，大部分人表示自己接触过的档案就是学籍档案，除此之外，别的档案不了解也不知道，对于档案查阅、利用等基本没有体验过，并不知道到底该如何查询档案。在调查到具有一定社会地位的职业人员或高知识分子时，他们表示对于档案查阅需求比较大，在学术研究或制定组织规则时要充分利用档案。另外，退休人员对于调阅档案的需求在近些年来日益增加，对于目前该地区此类人群的档案利用需求，档案部门基本可以满足。
调查途中发现，地方档案部门建设不健全、档案利用宣传不到位、可查询范围有限、缺少真正落实的政策扶持以及没有与实际生活需求真正接轨等硬性条件，是使得档案利用现状不乐观的主要原因。在日常生活中无法获得信息时，大部分人是通过询问他人、网络查询和非正规渠道获取得到信息，真正走入档案馆进行查询并使用过档案的人极少，四分之三的人表示自己从未使用过查询档案的服务。除对档案缺乏了解之外，大部分人表示日常可查询档案的途径单一，个人查询利用档案不方便。
团队在某圣苑小区进行调查过程中，小李对团队的调查问卷作出了这样的答复“在上大学之前对于档案这一名词基本没什么了解，是身边有朋友接触这个专业才听到有关的内容。对于“档案”的认知是处于一个比较神秘的位置，认为它是专业人员才可以接触和查阅，保密性较强。在我们这里基本没有听到过有关档案利用的宣传，当地的档案开放利用范围小，在市区查阅的话相比是比较方便的，但在农村根本没有查阅条件。如果有机会的话，很愿意体验查阅档案的活动”。在采访到个人对当前档案提供利用和开发方面的意见和建议这一问题时，大部分人因为对档案缺少了解，无法作出较为完整系统的回答，这也成为团队课题研究的一大问题。
团队在调查过程中得到的答复基本一致，“没听说过”、“不知道”、“不会查阅”是调查中高频率出现的词，这一现象充分反映了当前档案潜在用户众多，在开展档案业务活动过程中应该考虑潜在用户的利用需求，挖掘潜在用户。近年来，我国对档案工作重视程度不断提高，地方有关政府和档案部门应该联合起来，对档案利用进行积极的宣传。如何才能让档案活起来，满足社会各界的利用需求，仍需不断探索研究。实践团队也将积极探索和研究，为档案更好服务社会提出可行性建议。
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