为明确会员见面会的相关事务及进行任务分配，10月18日晚，化学化工学院FTF桌友社和大学生手机协会于西校区13号教学楼407教室讨论了有关会员见面会的相关事宜。FTF桌友社部长王思伟、大学生手机协会部长于成志及这两个社团的诸位副部长以及干事参加。
此次 会议由大学生手机协会副部长于成智主持。会议开始时向与会者分发了一个化学化工学院社团联合会的手环和一张明信片，之后两社团的所有人都进行了一个简单的自我介绍使两社团的人都互相认识一下。随后于成智介绍了此次会员见面会的具体的时间和地点以及活动的流程和安排。确定了活动由介绍社团、表演节目、抽奖、合照等活动穿插进行为主。与此同时还要有一些可玩性比较高的多人游戏。此次会议还于现场进行了游戏的选择与设计，两部长都发表了各自意见，然后由两社团成员交流其可行性。随后，大学生手机协会进行了任务分工，紧接着FTF桌友社也进行了分工。最后两社团分开由各部长讲了一下百团大战的安排后离开了会场。
此次会议明确了会员见面会的形式、环节以及分工，使两社团达成共识，为两社团顺利合作提供了保障，也为会员见面会的顺利进行奠定基础。
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