“尽小者大，慎微者著”，只有注重材料规范的每一处细节，文件才能趋于完美，才能帮助阅读者更快的攫取关键信息。为了规范和统一我院各部门上交的材料，同时提高学生干部的材料写作能力，11月15日12时30分，外国语学院线上开展以“做好材料规范”为主题的院干例会。
在此次线上院干例会中，学生分会办公室主任丁峰对材料规范做了全面详细的解说，一、材料标题的一般材料标题需要具备概括性、学期工作计划和总结标题的学年单位；二、材料正文的书写规范和打印及字体、字号和排版，其中特意说明了全文序号“一、（一）、1、（1）”的排列问题；三、落款的位置和格式；四、表格和假条的材料要求；五、电子稿材料上交的流程；六、说明。
除了讲解材料规范的细节之外，丁峰在会议里还强调了材料规范的基础性和重要性，并且总结了上交文件里易忽略易出错的规范问题，如：材料标题模糊不简短或未完全体现院（部）及部门、材料正文中标点符号和数字需要用到Times New Roman、上交部门和时间一律使用全称等。
随着线上院干例会的开展，不仅让学生干部对《怀化学院各院（部）团总支、学生分会上交材料规范》有更全面的了解，而且助力了我院材料统一和规范的实施。至此，本次院干材料培训大会圆满结束。
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