在商务英语翻译中，用语礼貌和句式简洁的意识不可忽略。在语篇层面，要重点关注说明书用语的礼貌得体。“商务英语说明书是比较正式的文本，注重礼节性的语言，要求在用语上礼貌、诚恳，内容的表述上要考虑阅读者的感受”。
选取咖啡机说明书中的两段为例，例1为“Increase the temperature of the coffee from the programming menu following the instructions in section ‘Setting the coffee temperature’. Dispense hot water into the cup in which the coffee will be prepared in order to heat the cup.“例2为“The descaler contains acid which can irritate the skin and eyes.”以上两句均为“Coffee is not hot”问题的解决措施。在翻译解决措施的时候，译者需考虑产品使用者的感受，运用礼貌的用语进行翻译，避免命令式的语气。可以添加“请”这一礼貌用语，将例1翻译为“请根据‘设置咖啡温度’一节中的操作指南，在操作界面中调高咖啡的温度。请将热水倒入盛放咖啡的杯子中以加热杯子。”另外，还可以在对产品使用者的称谓上使用敬称“您”，以体现出产品商家态度的诚恳，令使用者感到关怀备至。如将例2可以翻译为“除垢器中含有酸性物质，会对您的皮肤和眼睛产生刺激。”
此外，考虑到产品使用者的需求，说明书需要在较短时间内让顾客了解到更多的信息。因此，说明书应尽量做到句式简洁，让使用者一目了然。例3“Danger of burns：To avoid sprays， do not remove the filter holder while the machine is running: wait for a few seconds after dispensing has stopped.”中，说明书英文原文用名词词组“Danger of burns”来展示这一节的标题，后面用冒号表示提示语后的停顿以提示下文。“To avoid sprays”表目的状语；“do not remove the filter holder”为禁令句，引起使用者谨慎操作的意识；“while the machine is running”作为时间状语从句，表示行为禁止的时间段；最后再使用冒号以提示下文，引出解决办法（祈使句）。在上述的英文结构中，冒号的使用清晰的表面了句子的结构，避免了过多解释性单词的使用。然而在中文中，一句中连续用两个冒号的情况并不多见，可以将英文的第二个冒号转换为句号，避免语义不清。可以翻译为“烫伤危险警告：为避免咖啡溅射，请勿在机器运行时拆下过滤器支架。建议在咖啡机停止滤液后等待数秒”。这样就做到了简洁明了、语义清晰、通俗易懂。
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